第一条为了加强我校会计档案的规范化管理，提高会计档案的质量和科学利用水平，更好地为我校教学和科研服务，根据国务院和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和《高等学校财会类档案工作规范》，结合我校实际，特制定本办法。
第二条会计档案的内容。会计档案的内容包括在日常财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄、报表及实行会计电算化后形成的磁介质材料等。
第三条会计档案的立卷和归档
（一）会计档案的立卷
1、会计凭证的立卷。会计凭证立卷前要按月顺序整理，去掉凭证上的金属物，对退色、破损的原始凭证要进行复制和修裱，所附原始凭证按会计凭证大小折叠整齐，案卷厚度以两公分为宜，采用三孔一线的方法，用线绳装订成册，卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。对于一些不便随会计凭证一起装订或保管价值明显不同的原始凭证（如：工资名册、毕业生派遣单、水电费扣款名单等）可抽出单独装订，但应在原会计凭证上注明抽出原始凭证的名称、数量及其去向，并由立卷人签章。
2、会计帐薄的立卷。会计帐薄在形成时，一般都有固定的格式和明确分类，可在年终结账、决算之后按科目打印帐薄，编号后装订成册，帐页较少的，可将科目内容相近的帐页按类别排列编号，合并装订成册，但应在帐薄目录上注明各科目的名称和所在页；订本帐（如：现金日记帐、银行存款日记帐等）按照帐薄种类和归档要求稍加整理即可；活页帐要去掉空白帐页，将已记帐的帐页依次编号，装订成册。
3、会计报表的立卷。会计报表在年度决算之后整理装订，一般应将本单位和二级财务机构的会计报表分开装订立卷，年度报表单独立卷，季报和月报可视其多少，分开或合并立卷。
4、工资名册的立卷。工资名册要在每月工资发放完毕之后，按单位顺序排列编号，装订成册。
5、其它会计材料的立卷。其它会计材料，如：各种财务计划、人事通知单、计划生育通知单等，要在年终按材料的内容分类整理装订立卷。
6、装订好的会计档案要加贴封面，并按照封面内容用钢笔或毛笔逐项填写，最后由立卷人签名。
7、会计电算化档案的立卷。每月月末都要对当月的会计凭证进行备份，备份的磁盘标签上应注明该磁盘中所保存会计资料的时间和内容。每年都要对以前年度的会计档案备份磁盘进行检查，如果需要，还要对其进行重新备份。
（二）会计档案的归档
1、归档范围：会计档案的归档范围包括各种会计凭证、帐薄、报表、其它会计材料等。
2、归档时间：当年会计档案，原则上在年度终了后，暂由财务部门保管3年，期满后的次年6月底前向学校综合档案室移交。根据我校实际情况，会计凭证在财务部门的保管时间可适当延长。
3、归档时的交接手续：会计档案归档时，财务部门应负责填写交接清单一式两份，档案部门要按照交接清单进行认真清点。会计凭证要逐号清点查对；会计帐薄要按照记帐要领逐项核实。清点无误后，由财务部门移交人和档案部门接收人在交接清单上签字盖章，交接双方各保存一份。档案部门对接收的会计档案原则上要保持原卷册封装，如需重新拆卷，应与经办人共同拆封整理，以分清责任。
第四条会计档案的保管。会计档案无论是在归档前还是在归档后，财务部门和档案部门都要切实做好保管工作。要有专门的会计档案库房，会计凭证、帐薄、报表及其它会计档案在档案库房中要分柜保管，并编制位置索引，以便查找。也可以对会计档案进行包装，以防止阳光、灰尘、有害气体等对会计档案的直接危害，同时减少会计档案的机械磨损。要制定严格的安全、检查和保密制度，定期和不定期地对会计档案进行检查，做好防盗、防火、防虫蛀、防霉烂“四防”工作。档案管理人员在调换工作时，应对其所保管的会计档案列出清单逐一交接。
第五条会计档案的利用。本单位人员查阅会计档案时，需填写查阅会计档案登记表，登记表上要设查阅日期、查阅档案名称、查阅理由、归还日期、查阅人签名和工作单位等栏目。会计档案一般不得借出，如有特殊需要，需经单位财务部门领导批准。外单位人员查阅会计档案时，需持单位介绍信，经本单位财务部门领导签批后方可办理查阅手续，并在指定地点查阅。查阅会计档案时，不能拆散原卷装，不能在会计档案上做任何记录、标注，更不能抽换会计凭证和帐页，需要复制时，要经财务部门领导同意。
第六条会计档案的保管期限。各种会计档案保管期限，根据其特点分为永久、定期二类。定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十五年等五种。会计凭证的保管期限为十五年，涉外会计凭证需永久保存；帐薄类中除了银行存款帐和现金出纳帐需保管二十五年外，其它各种总帐、明细帐的保管期限均为十五年，固定资产明细帐在固定资产报废清理后保存五年；年度决算报表需永久保存，月、季报表的保管期限为五年；会计移交清册的保管期限为十五年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为二十五年。
第七条会计档案的销毁。销毁会计档案必须严格履行审批手续。会计档案保管期满，需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、审查，编造会计档案销毁清册。销毁会计档案时，由档案部门和财务部门共同派人监销，监销人在会计档案销毁前应按照销毁清册进行认真清点核对，清点无误后方可销毁。销毁后，监销人在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位领导。
第八条二级财务机构会计档案的管理，可参照本办法执行。
第九条本办法由财务处负责解释。
第十条本办法自 二零零四年六月一日起施行。
